משיחת הייעוץ ועד הפקת הטקס – תהליך העבודה עם מפיק טקסים מקצועי

מפיק טקסים מקצועי יכול להפוך את כל תהליך ההפקה להרבה יותר פשוט. החל משלב בניית התכנים והתאמתם לקהל, ועד שלב ההפקה בפועל וסנכרון בין כל הספקים. במאמר הבא, ארז שני מסביר איך בדיוק נראה התהליך של בניית טקס ממלכתי מא' ועד ת'.

אז איך נראה התהליך של הפקת טקסים?

השלב הראשון הוא שיחת טלפון עם מפיק הטקסים בה תבדקו שיש בידיו את הניסיון הדרוש להפקת הטקס שלכם, ויחסי אנוש מעולים. לאחר מכן, תיפגשו לאפיין את הטקס ולתכנן את התכנים והאופי שלו. המפיק יבין יחד אתכם אילו ספקים נדרשים לטקס.

שלב שאילת השאלות:

· מי הקהל שמגיע לטקס? בכמה אנשים מדובר, מהו טווח הגילאים, המכנה המשותף, והרכב הקהל?

· איפה הטקס מתקיים? מה התשתיות הקיימות במקום, מה המגבלות שלו, ומה נדרש מאיתנו.

· מה התקציב של הטקס, על מה לא נהיה מוכנים לוותר, ועל מה אפשר לוותר כדי לא לחרוג מהתקציב.

· מה האופי של הטקס שנרצה להפיק? משמח, מרגש, עצוב, מכבד...

· אילו אומנים ותכנים יתכתבו עם אופי הטקס ואופי הקהל?

· אילו אורחים חשובים יקחו חלק בטקס?

סיעור מוחות ובחירת קונספט לטקס

ברגע שהמפיק סיים את שלב המחקר, זה השלב להתחיל את סיעור המוחות ואת המחקר. מי האומנים שכדאי להביא, איזה סוג קייטרינג הכי יתאים, מה הוא הציוד שנדרש לספק (שולחנות, כיסאות, גדרות, מחסומים). לאחר שגיבשנו קונספט כללי, זה הזמן להכין צ'ק ליסט מסודר של ספקים, לבנות תקציב, ולשלוח לאישור.

בניית תקציב

מפיק טקסים מקצועי, עובד עם ספקים עליהם הוא סומך ועבד איתם בעבר. ברוב המקרים המחיר שתצליחו להשיג דרך מפיק טקסים יהיה זול יותר מאשר מול הספק ישירות, מהסיבה הפשוטה שמפייק טקסים שמייצר לאותו הספק עבודה באופן קבוע יזכה להנחה. היתרון מהצד שלכם, הוא שלא תצטרכו לעשות סקר שוק בחיפוש אחר הספק המושלם, תדלגו על שלב המשא ומתן המעיק, ותחסכו את ההימור של האם מדובר בספק שאפשר לסמוך עליו או לא. ברגע מפיק הטקס איגד את רשימת הספקים, זה הזמן לבנות תקציב מסודר, ולשלוח אותו לאישור. לעיתים יש פינג-פונג קצר של הוספות והורדות, וברגע שמסכימים על התקציב ניתן לעבור לשלב הבא.

בניית גאנט לאירוע

במידה והתקציב אושר, מנהל טקסים בונה גאנט אירוע. הכוונה ללוח שנה בו גוזרים לאחור את כל התאריכים החשובים. למשל, עד 3 שבועות לפני הטקס יש לספק את כל החומרים הגרפיים (סרטון, ספרון, פליירים וכן הלאה). חודש לפני האירוע יגיע למקום מהנדס שיאשר את התשתיות, ובודק חשמל שיבדוק שהחשמל במקום מתאים לסוג הטקס. ברגע שלוקחים טווחי זמן מרווחים, יש מקום לתמרן ולהבטיח שהטקס יעמוד כמו שצריך ברגע האמת.

הפקת האירוע – סנכרון בין הספקים

האם חברת הקייטרינג מספקת גם כיסאות? האם היא זקוקה לגנרטור מאיתנו? צוות ההקמה צריך לפזר את הציוד שדאגה לו חברת הציוד, וכך נדרש איש לוגיסטיקה בשטח שינצח על כל התזמורת. כך אתם תוכלו להיות רגועים בידיעה שיש לכם טקס מרגש, מתוקתק, והכי חשוב בטיחותי בלי הפתעות מיותרות, ובלי לעגל פינות.

ארז שני הוא מפיק טקסים וותיק, עם ניסיון של מעל 15 שנים בהפקת טקסים ואירועים.

בואו נדבר על האירוע הבא, השאירו פרטים ונחזור אליכם בהקדם.